Principe

Les campagnes à partir d’un fichier permettent de générer un envoi de masse avec une pièce jointe personnalisée pour chaque destinataire à partir d’un seul fichier PDF.

L’idée : le fichier est découpé et seule(s) la(es) page(s) correspondante(s) aux destinataires sont envoyées.

Pour pouvoir générer une campagne à partir d’un fichier deux éléments doivent être obligatoirement présents sur le document PDF source :

• Un emplacement pour l’adresse email -> La zone de recherche email 

La zone de recherche Email permet de détecter l’adresse email vers laquelle la pièce jointe est envoyée. Cette zone remplace la liste de destinataire habituelle.

• Un élément répété sur chaque page et différent pour chaque destinataire -> la zone d’assemblage

La zone d’assemblage permet de regrouper les pages d’un fichier destinées à un même destinataire entre-elles.

TABLE DES MATIÈRES

• Principe
•  Création de la campagne
  • Créer une campagne
  • Import de fichier et choix de la zone d’assemblage
  • Paramétrage du message & envoi de campagne
    • Envoi par email :
    • Envoi par courrier :
• Création des zones de recherche
  • Principe
  • Créer une zone :
• Le cas d’un fichier contenant 1 page par destinataire
• Le cas d’un fichier contenant plusieurs pages par destinataires

 Création de la campagne

1. Créer une campagne

Une fois connecté sur Snapshoot, cliquez sur l’icône de création de campagne : puis sélectionnez Campagnes>Créer puis Campagne à partir d’un fichier>Créer

1. Import de fichier et choix de la zone d’assemblage

Une fois sur l’interface de création de campagne importez le fichier à découper via l’encadré à gauche « CHOIX FU FICHIER »

Dans cette même section, après avoir importé le fichier à découper, sélectionner la zone (cf. partie suivante : création des zones de recherche) contenant l’élément permettant de regrouper les pages destinées à un même destinataire entre-elles.

Par exemple : Un code client.

1.  
2. Choix du média

Les campagnes à partir d’un fichier permettent de diffuser des envois sur 2 canaux :

• L’email
• Le courrier postal

Le média sélectionné par défaut est email. Pour choisir le média courrier, cliquez sur la liste déroulante et sélectionnez courrier.

1. Paramétrage du message & envoi de campagne

Envoi par email :

Une fois le fichier, la zone d’assemblage et le média email sélectionné, vous devez paramétrer le message accompagnant le fichier joint ainsi que les paramètres d’envois.

Paramétrage du message :

L’éditeur de texte est un éditeur classique avec des fonctionnalités de mise en forme et de création de lien commune à la plupart des éditeurs de texte.

Vous pouvez également sélectionner un modèle email préparé au préalable et enregistré dans votre bibliothèque de modèles en cliquant sur l’onglet : . Vous avez également la possibilité de coller du code HTML en cliquant sur l’onglet : Cliquez à nouveau sur  pour revenir à l’aperçu du message.

Paramétrage du profil d’envoi  

La section profil d’envoi contient les informations de l’émetteur du message :

• L’adresse email d’émission : l’adresse qui envoi le mail

• Nom de l’email d’émission : Le nom de l’expéditeur à afficher en BAL

• Adresse email de réponse : l’adresse qui doit recevoir les réponses aux mails envoyés (réponses de l’utilisateur, MailInBlack etc.) ce paramètre est optionnel. Vous pouvez laisser cette zone vide si l’adresse email de réponse est identique à l’adresse email d’émission.

Enfin, pour terminer l’envoi, nommez votre campagne afin de la distinguer des autres envois dans la section « suivi de campagne ».

Pour finir, sélectionnez la zone de recherche PDF configurée au préalable dans ZONE PDF (cf. partie suivante : création des zones de recherche) contenant les coordonnées de l’adresse email.

Cliquez sur « ENVOYER » pour générer l’envoi.

Envoi par courrier :

Dans le cadre d’un envoi par courrier, le paramétrage de la campagne est extrêmement simple : A la différence des fichiers transmis par email, les fichiers envoyés par courrier ne contiennent que le document PDF. Il n’y a donc pas lieu de paramétrer un message et un profil d’envoi.

Pour terminer le paramétrage de votre campagne par courrier, nommez votre campagne afin de la distinguer des autres envois dans la section « suivi de campagne », puis sélectionnez la route courrier devant servir à l’envoi.

La route courrier contient tous les paramètres d’envois du courrier : Type d’impression (couleur, noir & blanc), le format (Recto, Recto verso), le type d’affranchissement (ecopli grand compte, prioritaire LG2, International, Recommandé sans AR, recommandé avec AR).

NB : Le courrier est un média spécifique et la configuration d’une route courrier n’est possible qu’après validation du document type à envoyer. 

Cette validation permet de s’assurer du bon placement du bloc adresse dans la page pour le passage au courrier industriel. 

Pour plus d’informations sur le courrier postal dématérialisé par efidem, n’hésitez pas à consulter la page : https://www.efidem.com/produits/messaging/courrier-postal/ ou à prendre contact avec votre chargé de compte.    

Création des zones de recherche

Principe

Les zones de recherches correspondent à l’emplacement du texte à rechercher pour :

• Combiner plusieurs pages en 1 seul fichier -> Zone d’Assemblage
• Extraire une adresse email du document. -> Zone d’adresse email

Les zones sont déterminées par des coordonnées, exprimées en pixels, qui correspondent à l’emplacement d’un élément sur une page (un email, un code client, etc.).

En plus de la position sur la page, vous définissez également la hauteur et la largeur de la zone à explorer.

La combinaison de ces 4 facteurs : position X, position Y, largeur, Hauteur donne une zone de recherche.

Dans l’exemple disponible en p.9, il est nécessaire de créer deux zones de recherche :

La zone d’assemblage (N° client) : X : 61px, Y : 787px, Hauteur : 23px, Largeur : 78px

La zone d’email : X : 431px, Y : 211px, Hauteur : 20px, Largeur : 100px

Créer une zone :

Pour créer une nouvelle zone PDF, cliquez sur votre profil en haut à droite de l’écran (cercle gris) puis accédez au menu API puis ZONES PDF. 

Une fois la page chargée, cliquez sur l’icone + en haut à droite pour ajouter une nouvelle zone.

Dans le pop-up qui s’affiche, définissez un nom de zone (éviter les noms trop proches pour bien différencier les zones au moment de l’envoi) puis insérez les coordonnées et dimensions de la zone à créer.

Cliquez enfin sur AJOUTER pour enregistrer votre zone.

NB : Une fois créées les zones ne sont pas modifiables. En cas d’erreur, vous pouvez supprimer la zone avec l’icône  puis procéder à la création d’une nouvelle zone.

 J’ai suivi toutes les étapes mais je n’ai pas de destinataires dans ma campagne !  -> Si vous votre campagne ne contient aucun destinataire dans la rubrique campagne>Suivi, vous avez probablement un problème au niveau de la zone définie.

Retentez avec une nouvelle zone ou contactez votre chargé de compte afin qu’il/elle puisse vous accompagner dans la résolution du problème. 

   Pour obtenir les coordonnées d’un point sur un document et créer une zone, nous vous recommandons d’utiliser un logiciel de traitement d’image comme Photoshop ou Gimp.

Le cas d’un fichier contenant 1 page par destinataire

Si le fichier à joindre contient une page unique pour chaque destinataire, vous pouvez utiliser une seule zone PDF basée sur l’adresse email du destinataire dans la partie ZONE D’ASSEMBLAGE et ZONE EMAIL.

Dans le cadre d’un envoi par courrier, une seule zone est nécessaire (La zone d’assemblage), le processus reste donc inchangé.

Le cas d’un fichier contenant plusieurs pages par destinataires

Si le fichier à joindre contient plusieurs pages ou un nombre de pages aléatoires pour chaque contact, vous devez définir un point d’identification unique pour chaque destinataire ; par exemple : Un numéro client. Ce point d’identification doit être présent sur chacune des pages.

Par exemple dans le cadre d’un envoi de factures à plusieurs pages, en prenant comme point d’identification unique le numéro client du destinataire, ce dernier devra être présent sur chacune des pages. Comme c’est le cas dans l’exemple suivant.

NB : Les pages à assembler doivent se suivre. Ainsi dans le cadre d’un fichier contenant des codes clients par exemple, vous ne pouvez pas avoir en P1 client 1, en P2 client 2, en P3 Client 1 de nouveau etc. il faudra suivre l’ordre suivant : P1 Client 1, P2 Client 1, P3 Client 2 etc.